Combinar correspondencia en PDF separados, uno por persona
Una combinación te deja un documento con todas las cartas dentro. Papely te deja un fichero por fila, ya con su destinatario, ya enviado, y te dice qué ha vuelto.
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Convocatorias.docx
- Ada Lovelace
- Bruno Costa
- Carmen Ruiz
- Dolores Vega
convocatoria-dolores-vega.pdf
Combinar es la mitad fácil
Juntar tu lista con tu documento es la parte que ya funciona, y se hace en un minuto. Lo que se lleva la tarde es todo lo de después: la combinación termina en un único fichero con las doscientas cuarenta convocatorias una detrás de otra, así que lo exportas, lo partes, le pones a cada trozo un nombre que alguien reconozca, y luego los adjuntas de uno en uno. Quien lo ha hecho dos veces tiene una carpeta con ficheros llamados documento-1, documento-2 y un cliente de correo que ha dejado de responder.
Dónde se para una combinación, y qué sigue siendo tuyo después
Dicho tal cual, porque conviene saber qué mitad estás comprando. Combinar correspondencia hace el juntar. Estas cuatro son las que hoy haces a mano, y son las cuatro que se lleva Papely.
un fichero, 240 páginas
240 ficheros, un destinatario cada uno
- Partirlo
- La combinación termina en un documento con las convocatorias una detrás de otra. Papely produce los ficheros ya separados, así que no hay nada que cortar.
- Ponerle nombre a cada fichero
- Cada fichero toma su nombre de la fila de la que salió, así que lo que aterriza en un buzón no es documento-97.pdf.
- Hacer que cada uno llegue a su persona
- La dirección es una columna de tu lista, emparejada una sola vez. Cada destinatario recibe su propio fichero, en su propia dirección, en la misma pasada que lo produjo.
- Saber qué ha llegado
- Cada copia sale como su propio enlace, así que lleva un estado y una fecha: enviado, entregado, rebotado o descargado. Una carpeta de adjuntos no lleva nada de eso.
Cuatro movimientos, y tres se hacen una sola vez
Montarlo es cosa de una vez. A partir de ahí, una ronda de convocatorias es importar una lista y darle a enviar.
Sube el PDF que ya tienes
No una plantilla de Word: el documento tal como ya se ve, exportado una vez desde donde lo hayas maquetado. Se sube una sola vez y se reutiliza en cada ronda, y la página original no se modifica.
Coloca los campos
Arrastra cada campo a su sitio: el nombre del socio, su referencia, la fecha, lo que cambie. Texto, imagen, fecha, QR y tabla. Donde lo colocas una vez es donde lo imprime cada copia.
Trae la lista
La misma a la que apuntas la combinación, en .xlsx o CSV — hasta 500 filas y 100 columnas. Tus columnas se emparejan una vez con tus campos, más la que dice adónde va cada copia.
Envía y lee lo que vuelve
Una fila se convierte en un PDF, dirigido a una persona, como su propio enlace. La ronda que viene cambias la lista y vuelves a darle a enviar.
La parte que una combinación nunca te iba a dar
Una convocatoria enviada como adjunto sale y no se vuelve a saber de ella: te enteras de que llegó cuando alguien contesta, y no te enteras de nada cuando no contesta nadie. Como cada copia viaja como su propio enlace, Papely guarda una línea por destinatario con cuatro estados y ninguno inventado.
No hay un quinto estado de «abierto». Papely no informa de aperturas del correo, y es deliberado: los escáneres de seguridad corporativos cargan las imágenes de un mensaje antes de que lo vea nadie, así que esa cifra cuenta como leído lo que no ha leído nadie. Cuatro estados que significan algo valen más que cinco donde uno miente.
- enviado
- Papely entregó el mensaje para su reparto.
- entregado
- El servidor de correo del destinatario lo aceptó.
- rebotado
- Se volvió. La dirección está mal o el buzón lo rechaza — conviene saberlo en una convocatoria que tiene que llegarle a todo el mundo.
- descargado
- Alguien siguió el enlace de esa persona.
Sigue siendo tu documento, no una plantilla de Word
Aquí nadie te pide rehacer la convocatoria dentro de un editor nuevo. Lo que subes es el PDF tal como ya se ve —exportado una vez desde donde lo hayas maquetado— y marcas los pocos sitios que cambian de una persona a otra: a quién va dirigida, su referencia, la fecha en que salió la ronda. La página original no se modifica, y la maqueta que aprobaste es la que llega.
Doscientas cuarenta convocatorias, una tarde menos
Una asociación convoca su junta anual. La convocatoria se maquetó una vez y quedó aprobada; la lista de socios es la exportación de siempre, una fila por socio con su nombre, su referencia y su dirección. La pasada es una importación y un envío. Salen doscientos cuarenta PDF, cada uno con el nombre de su socio y cada uno a su dirección, y la lista se va rellenando según vuelven las respuestas — incluidas las cuatro direcciones que rebotan, que se persiguen esa misma tarde en vez de aparecer como cuatro personas que dicen que nunca se les convocó.
Doscientos cuarenta documentos caben en los 1.000 al mes del plan Pro, que son 19 € al mes o 190 € al año; el plan gratuito cubre 20. Una lista admite hasta 500 filas.
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La misma maquinaria, contada desde donde puedes estar tú:
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