Acreditaciones con QR desde tu lista de Excel
Papely coge la acreditación que ya tienes diseñada e imprime en ella el nombre de cada asistente, su organización y su propia referencia. El campo QR lleva lo que haya en la celda de esa persona, y cada acreditación sale por email con su propio enlace: antes de abrir puertas sabes quién ya tiene la suya.
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Marta Ferrán
Ediciones Bellver
Referencia
AS-2026-0184
El diseño está cerrado. La lista, no.
La acreditación está terminada: alguien la maquetó, alguien la aprobó y nadie va a rehacerla la semana del evento. Lo que no está terminado es la lista. Siguen entrando inscripciones, tres personas han cambiado de organización, dos pasan de asistentes a ponentes y todas necesitan una tarjeta con su propia referencia. Así que o alguien abre el mismo archivo doscientas cuarenta veces, o la referencia se escribe a mano en el mostrador, delante de quien está esperándola.
Cuatro cosas cambian de una acreditación a otra. Una de ellas es un código.
Papely no vuelve a dibujar la credencial. Subes el PDF que ya tienes, colocas los campos una vez y cada tarjeta repite esa colocación con los datos de una fila, incluido un campo QR: el único que convierte un valor en una imagen.
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- Su nombre
- La línea que se lee de lejos. Un campo de texto: lo colocas una vez y cada tarjeta imprime el suyo.
- Su organización
- Empresa, universidad, departamento: la columna de tu lista que lo lleve. Una fila que la deje vacía imprime ese hueco en blanco y la tirada sigue.
- Qué tipo de pase es
- Ponente, asistente, organización, prensa. Otro campo de texto, así que las palabras son las tuyas y no una lista que te dé Papely.
- Su referencia, en QR
- Un campo QR coge el valor de la celda de esa persona y lo codifica tal cual. Un id de inscripción, una referencia de entrada, una URL: lo que ya use tu sistema para identificarla.
Codifica el código. No lo lee.
Papely no inventa referencias, no las comprueba y no escanea nada en la puerta. Qué significa un código cuando alguien le apunta con el móvil lo decide tu app de acceso, tu control de entradas o tu plataforma de ticketing. Lo de Papely termina cuando la acreditación está generada y entregada.
Un PDF por asistente, al tamaño de tu plantilla
Cada fila produce su propio documento, del tamaño del PDF que subiste. Papely no monta varias acreditaciones en una hoja, no pone marcas de corte y no prepara una tirada de imprenta: si las tarjetas van a imprimir, esa imposición se hace allí o en tu propio programa de PDF, a partir de los archivos que Papely produce.
La tirada, paso a paso
Cuatro movimientos. Los tres primeros son tuyos y solo una vez; a partir de ahí, una convocatoria es una tirada.
Sube la acreditación
El PDF que volvió aprobado, del tamaño que tenga la credencial. Se sube una vez y se reutiliza en cada convocatoria. Nada de lo que hay dentro se vuelve a dibujar.
Coloca los campos
Arrastra el nombre, la organización, el tipo de pase y la caja del QR al sitio que les toca en la tarjeta. Lo haces para una persona y vale para todas.
Trae la lista de asistentes
Una fila por persona, con su dirección de email, su referencia y lo demás que se imprima. Importa un .xlsx o un CSV, trabaja desde el complemento de Google Sheets o empuja las filas desde tu sistema de inscripciones por la API.
Envía y lee lo que vuelve
Papely produce un PDF por asistente, manda cada uno a su dirección y guarda una línea por persona con lo que pasó con el suyo. No queda nada que adjuntar ni nada que mandar a mano.
Antes de abrir puertas sabes a quién le falta la suya
Cada asistente recibe un email con un enlace a su tarjeta, no un adjunto, y ahí está lo que hace posible todo lo demás: un adjunto sale y no se vuelve a saber de él, así que quién no lo recibió aparece en el mostrador la mañana del evento, con cola detrás. Un enlace se puede contar. Papely guarda una línea por asistente con cuatro estados, ninguno inventado: enviado, entregado, rebotado y descargado. La semana antes eso es una lista de trabajo y no un informe: quien no ha descargado la suya es a quien hay que recordárselo, y un rebote es una dirección que corregir cuando todavía da tiempo.
Y sigue accesible: quien borró el correo, o llega a la entrada con el móvil sin batería, vuelve a abrir el mismo enlace sin escribir a nadie para que se lo reenvíen.
No hay un quinto estado de aperturas. Papely no registra si un correo se abrió, y es una omisión deliberada y no una carencia: esa señal la produce una imagen oculta que los clientes de correo y los filtros de seguridad cargan por su cuenta, así que cuenta lecturas que no ocurrieron. Una descarga es un clic que llegó al enlace de esa persona. Es la afirmación más pequeña, y es la que sirve para actuar.
- 198
- 39
- 3
- Idoia Zubeldia
- Rubén Alcaine
- Nadia Ferrer
Doscientas cuarenta acreditaciones, una tarde y tres direcciones que corregir
Un congreso profesional imprime sus propias credenciales. La acreditación es el PDF A6 que entregó la diseñadora en julio; lo que cambia por persona es el nombre, la organización, si interviene como ponente y la referencia de inscripción que la app de acceso leerá en la puerta. La lista sale del formulario de inscripción en .xlsx, una fila por asistente. Una sola tirada produce 240 PDF y manda cada uno a su dirección. Seis días después el informe dice 198 descargadas, 39 entregadas y sin descargar y 3 rebotadas, así que la semana del evento empieza con 39 recordatorios y 3 direcciones que corregir, y no con una cola en el mostrador.
Cambia el PDF y las columnas y la misma tirada sirve para un pase de formación, una credencial de feria o una tarjeta de personal.
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La misma maquinaria, vista desde otro punto de partida:
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