Genera PDFs desde Excel, uno por cada fila
Trae la hoja de cálculo que ya tienes. Papely la lee fila a fila, rellena tu propio PDF con cada una y envía cada documento a la dirección de tu columna de email.
Sin tarjeta de crédito · 20 documentos gratis al mes
| nombre | curso | fecha_fin | |
|---|---|---|---|
| Amara Osei | [email protected] | Protección de datos | 03/07/2026 |
| Luca Bianchi | [email protected] | Protección de datos | 03/07/2026 |
| Priya Raman | [email protected] | Prevención de incendios | 2026-07-10 |
| Tom Weber | [email protected] | Prevención de incendios | 10.07.2026 |
La parte que nadie quiere hacer a mano
Ya tienes las dos mitades: el PDF que tu organización aprobó y la lista de personas a las que tiene que llegar. Lo que queda es lo mecánico — abrir el archivo, sustituir cuatro valores, guardarlo con el nombre correcto, adjuntarlo, enviarlo y repetirlo otras 179 veces. No es un trabajo difícil. Es un trabajo en el que un pegado mal puesto deja el nombre de otra persona en el certificado de alguien, y en el que después nadie sabe decirte cuál de los 180 no llegó.
De dónde salen las filas
Cuatro entradas y una sola unidad de principio a fin: una fila es un documento.
- .xlsx
- Un archivo de Excel de tu ordenador. Papely lee la primera hoja y toma su primera fila como las cabeceras de columna.
- .csv
- El botón de exportar del sistema que ya tiene la lista — tu CRM, tu plataforma de formación, tu ERP, tu gestor de eventos.
- Google Sheets
- El complemento de Papely funciona dentro de la propia hoja: eliges las filas, mapeas las columnas y generas sin exportar nada. Disponible en todos los planes.
- tu propio sistema
- Cuando las filas viven en tu producto y no en un archivo, la API REST y el servidor MCP producen los mismos documentos desde tu código.
Tus columnas, y en qué se convierte cada una
Papely propone la correspondencia por el nombre de la columna y te enseña cada una con su destino antes de importar nada, así que corriges lo que haya acertado mal y dejas fuera lo que no necesitas. Una columna sin mapear se ignora: una exportación con treinta columnas que no usas no es un problema.
Las columnas que traes
- nombre
- Una de las dos columnas que Papely siempre busca. Es la persona: se imprime en el documento y la saluda en el email.
- La otra — a dónde se envía el documento de esa fila. Una fila con la celda vacía genera igualmente su PDF; simplemente no se envía, y nunca se lleva por delante el resto del lote.
- curso
- Cualquier columna de texto aterriza en el campo que se llama igual: un curso, un producto, una ciudad, un número de pedido, un cargo.
- fecha_fin
- Se lee como fecha y no como texto, así que el formato que tenga la celda no decide cómo se ve la fecha en el documento.
- id_certificado
- Una columna de texto también puede alimentar un campo QR: Papely convierte el valor de la celda en el código que se imprime en ese documento.
Y estas dos, que tú no escribiste
No están en tu archivo y Papely no escribe nada de vuelta en él. Son lo que Papely guarda de su lado cuando los documentos ya han salido: una línea por cada fila que importaste.
- estado
- Qué pasó con el email de esa fila. Avanza solo a medida que se confirma la entrega, así que una dirección mal escrita deja de ser un fallo silencioso y pasa a ser una línea sobre la que puedes actuar.
- descargado
- Cuándo abrió ese destinatario el enlace a su documento. Esta columna existe porque el documento viaja como enlace y no como adjunto.
Cuántas filas caben
Un proyecto admite hasta 500 filas y 100 columnas, y una tirada convierte todas ellas en documentos que te descargas en un único ZIP. Cuántos puedes producir al mes es cuestión de plan: 20 documentos en Free, 1.000 en Pro, y paquetes de generaciones por encima cuando una tirada concreta pida más.
La fila vuelve con respuesta
Generar los archivos es donde se para casi toda esta categoría. Pero una lista no está terminada hasta que cada documento ha llegado a su persona, así que Papely mantiene el hilo desde la fila que importaste hasta el documento que se descargó.
- Cada documento viaja como enlace, no como adjunto. No hay tamaño del que preocuparse, los filtros corporativos lo ponen en cuarentena muchas menos veces y el destinatario puede volver a descargarlo sin escribirte para que se lo reenvíes.
- Lo lees por destinatario — enviado, entregado, rebotado, descargado — en lugar de como un único número para todo el lote.
- Papely no registra si el email se abrió. La entrega y la descarga son cosas que el sistema observa de verdad; una apertura no lo es, así que se deja fuera a propósito en vez de darla por buena.
| fila | estado | descargado |
|---|---|---|
| Amara Osei | — | |
| Luca Bianchi | 12:11 | |
| Priya Raman | — | |
| Tom Weber | — |
180 certificados, una tarde
Un equipo de formación exporta su lista de asistencia de la plataforma de cursos: nombre, email, curso, fecha de finalización. El certificado es el PDF que la organización ya emite — la misma tipografía, el mismo sello, la misma firma abajo. Una importación, una tirada: 180 certificados, cada uno enviado a su alumno, y un informe que enseña quién ha descargado ya el suyo y qué dos direcciones rebotaron, para que alguien vaya a arreglar esas dos.
Cambia el PDF y las columnas y es la misma tarde para facturas, acreditaciones, nóminas, pólizas o carnés de socio.