Envía a cada persona su PDF personalizado por email
Papely escribe los datos de cada persona sobre tu propio PDF y le envía el documento por email. Cada uno viaja como su propio enlace, así que después puedes decir quién lo recibió y quién lo descargó.
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Tu factura de julio, Ana
Hola Ana: ya tienes tu factura de julio. Descárgala cuando te venga bien.
Descargar facturaSetenta y cuatro correos, de uno en uno
Fabricar los documentos es solo la mitad. La otra mitad es el buzón: buscar el archivo que toca, ponerlo contra la dirección que toca, escribir más o menos la misma frase, enviar y empezar otra vez setenta y tres veces más — sin emparejar ni una sola vez el documento de una persona con el nombre de otra. Y luego está la parte de la que nadie tiene respuesta. Tres semanas después alguien pregunta si a Marta le llegó el suyo, y el único sitio donde mirar es tu carpeta de enviados, que demuestra que le diste a enviar y nada más.
Un enlace, no un adjunto
Cada correo lleva un enlace al documento de esa persona en lugar del archivo. Es la decisión sobre la que se apoya el resto de esta página, así que conviene decir con claridad qué te da a cambio.
- sin tamaño del que preocuparse
- Un catálogo de 40 páginas viaja igual que un diploma de una. Nada vuelve por pesar demasiado y nada hay que partir en dos correos.
- de aquí sale el seguimiento
- Un adjunto se va de tus manos y no se vuelve a saber de él. Un enlace es una puerta que sigue siendo tuya: no es un adjunto, y por eso puedes saber quién ha descargado su documento.
- menos bloqueos corporativos
- Muchos filtros de empresa ponen en cuarentena los PDF adjuntos que llegan de fuera. Un enlace pasa más veces — no siempre, pero la diferencia se nota en una lista de setenta y cuatro.
- se puede volver a descargar
- Quien borró el documento sin querer abre otra vez el mismo enlace en lugar de escribirte para que se lo reenvíes. El enlace no cambia ni se quema en el primer uso — los escáneres corporativos abren las URL de un correo antes que la persona, y un enlace de un solo uso ya estaría gastado.
Cómo funciona un envío
Cuatro movimientos, y solo los dos primeros te piden algo.
- Sube tu PDF
- El documento que tu organización ya emite es la plantilla. Colocas los campos encima — texto, fechas, imágenes, códigos QR — y todo lo demás de la página se queda exactamente como estaba.
- Trae la lista
- Una fila por persona, con una columna para la dirección de email y otra para el nombre. Importa un .xlsx o un CSV, trabaja desde el complemento de Google Sheets o manda las filas desde tu propio sistema.
- Escribe el correo una vez
- El asunto, el mensaje y el texto del botón se escriben una sola vez y pueden llevar dentro los campos de tus datos, así que cada copia llega dirigida a quien la lee y no a una lista.
- Envía y luego léelo
- Papely produce cada documento, lo envía a su propia dirección y guarda una línea por destinatario. No te queda nada que adjuntar ni nada que mandar a mano.
Generar PDF desde ExcelAPI de generación de PDFReferencia de la API
Lo que vuelve
Fabricar los archivos es donde se para casi toda esta categoría. Papely sigue leyendo el envío después de que se haya ido: una línea por destinatario, cuatro estados y ninguno inventado.
- enviado
- Papely ha entregado el correo para su reparto. Desde ese momento esa fila tiene un documento propio, en un enlace propio.
- entregado
- El servidor de destino lo aceptó. Es el estado que te dice que la dirección era real y que el mensaje llegó al otro lado.
- rebotado
- Volvió: una errata en un dominio, un buzón que ya no existe. Ves qué fila fue y arreglas esa, mientras las otras setenta y tres siguen su camino.
- descargado
- Un clic llegó al enlace de esa persona. No es prueba de que el documento se haya leído, y Papely no lo disfraza de eso — es el momento en que alguien abrió la puerta que le mandaste.
- Ana Ruiz
- Mateo Duarte
- Hannah Cole
- Ravi Menon
No hay un quinto estado de «abierto». Lo que Papely informa es lo que la propia entrega le devuelve — entregado al reparto, aceptado, rechazado, seguido — y una apertura no es nada de eso. Se deja fuera a propósito; no es que falte.
Cuando el documento es personal, exige un código
Una nómina no es una newsletter. En un envío manual puedes exigir un código antes de la descarga: una casilla que marcas para ese envío, envío a envío. Llega desactivada, y se fija al crear el envío.
- El código va a la dirección a la que se envió el documento. La página no tiene ningún campo que acepte una dirección, así que no se puede apuntar a otro buzón.
- Son seis dígitos y caduca. Pedir uno nuevo retira el anterior, y hay un límite de veces que se puede probar un mismo código.
- Una vez introducido, esa persona vuelve a descargar durante las 24 horas siguientes sin repetir el trámite — ese documento y ninguno más.
Verifica que eres tú
Hemos enviado un código a
a•••@veltra.co
Descargar documentoLos detalles que deciden si esto te encaja
- remitente
- Todos los correos de documentos salen de [email protected]. Esa dirección es fija: no hay nada que configurar en tu dominio, y tampoco nada que cambiar.
- responder a
- Verifica una dirección de respuesta para tu espacio de trabajo y las respuestas caen ahí. Sin ella, quien conteste al correo no tiene a dónde escribir, así que merece la pena hacerlo una vez.
- cuánto dura el enlace
- El documento entregado se conserva 90 días en Free y dos años en Pro; en Enterprise no se retira por tiempo. Después de eso el enlace sigue respondiendo — dice que el documento ya no está disponible, en lugar de comportarse como si nunca hubiera existido.
74 nóminas, el día 28 de cada mes
Una asesoría cierra la nómina de un cliente con 74 empleados. La nómina es el PDF que el software del cliente ya maqueta; Papely escribe encima las cifras de cada persona desde las columnas de la exportación. Un envío: 74 documentos, cada uno a su dirección, cada uno pidiendo antes un código, porque una nómina no es asunto de nadie más. Por la tarde el informe dice 68 descargados, cinco entregados y todavía sin descargar, y una dirección rebotada — que es la única línea sobre la que hay que hacer algo.
Cambia el PDF y las columnas y es el mismo cierre de mes para facturas, pólizas, boletines de notas o cartas de socio.